Definições: Normas, Instruções de Trabalho e Regulamentos.

Olá novamente caros leitores.
Creio que a ultima postagem sobre documentos do SGD tenha gerado algumas perguntas, e muitos ainda estejam um pouco perdidos no assunto.
Portanto venho dar-lhes umas explicação um pouco mais detalhadas acerca dos tipos de documentos sobre os quais falei anteriormente: Elaborando as bases do SGD.


Foram apresentados apenas superficialmente alguns termos como: Instruções de Trabalho, Normas e Regulamentos.
Sendo assim, darei uma explicação um pouco mais detalhada acerca dos mesmos.
Primeiramente vamos as:


Normas:
De acordo com a wikipedia: 
"Em filosofia, normas são razões ou motivos para agir, para acreditar ou para sentir. Ordens e permissões expressam normas. Elas prescrevem maneiras de ser ao mundo ao invés de descrever estados do mundo. Resumidamente, normas é o cumprimento das regras de acordo com seus valores."


Então você vai ler e me perguntar: "Tá... Mas que raios isso significa?!?!"
De forma mais simples de entender, as normas são um conjunto de requisitos para configurar um padrão especifico.
Um documento que nos diz apenas "Como determinada coisa deve ser", exemplo:
Uma casa deve possuir paredes, teto e chão.
Elas servem para configurar um padrão para uma melhor execução de determinada tarefa, geralmente de modo a se poder medir sua qualidade.
(Tal coisa atende a norma X, então tem qualidade... Não atende a norma X, falta-lhe qualidade)
Obviamente que este é só um exemplo, pois a qualidade de um produto geralmente é medida de acordo não com apenas uma, mas sim um conjunto de normas.
Vale lembrar que Normas não são obrigatórias por natureza, mas podem se tornar quando acompanhadas de Regulamentos (ver mais abaixo)








Instruções de trabalho
Definição Wikipedia:
"Instruções de Trabalho – IT, também, conhecidas como NOP (Norma Operacional Padrão) ou POP (Procedimento Operacional Padrão), têm uma importância capital dentro de qualquer processo funcional, cujo objetivo básico é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada"


Basicamente instruções de trabalho, diferente das Normas, nos dizem "O como Fazer" das coisas.
Uma Instrução de Trabalho deve sempre fornecer informações detalhadas de forma a cobrir todo o processo a qual ela é destinada.
Para ilustrarmos:


Instrução de trabalho para troca de lâmpada:
1º Pegar: Escada e lâmpada nova.
2º Desligar a corrente elétrica.
3º Posicionar a escada sob a lâmpada a ser trocada.
4º Subir na escada e remover a lâmpada defeituosa.
5º Inserir a lâmpada nova de acordo com as instruções de sua embalagem.
6º Testar a nova lâmpada.
7º Guardar a escada.
8º Providenciar o descarte da lâmpada defeituosa.


Geralmente instruções de trabalho são obrigatórias, pois definem a maneira pela qual a empresa define seu procedimento de trabalho.






Regulamentos:
Definição Wikipedia: 
"Regulamento interno é um documento escrito que rege os direitos e deveres dos membros de uma organização, instituição, escola, condomínio, empresa, ou outros casos."


Este até que é bem simples de entender.
Ele é um documento que diz que "Tal coisa deve obrigatoriamente ser de tal forma".
Regulamentos servem para garantir que procedimentos sejam cumpridos de modo a atender os objetivos dos mesmos.
Ilustrando novamente de forma bem simples:


Regulamento de uso do banheiro.


Todo e qualquer usuário do banheiro deve prezar por sua limpeza e organização, baseando-se nos principios da norma XYZ de utilização do patrimônio corporativo.


Dos usuários:

Deve-se sempre dar descarga após os usos.
Deve-se descartar corretamente o lixo em local adequado.
Deve-se informar ao departamento de limpeza quando necessário sobre a situação do recinto.




E aqui encerro a postagem, e espero ter esclarecido qualquer duvida que possa ter surgido quanto a estes assuntos.
Fiquem a vontade para comentar e/ou questionar qualquer coisa, prometo que assim que possível responderei.

Pondo a mão na massa: Elaborando as bases do S.G.D.

Bem, novamente estou aqui para dar continuidade com o projeto de elaborar um Sistema de Gestão de Documentos, ou SGD.

Chegou a hora de realmente por a mão na massa e começar a trabalhar no sentido de atingir meu objetivo.

Com o Auxilio do Diretor da empresa (OOHM Technologies) criamos um mapa de trabalho, tendo assim algo mais palpável sobre onde nos fixar.

O primeiro passo necessário para a implementação do sistema é a elaboração das normas sobre a qual o sistema se firmará.

A definição de normas que usamos é: Normas são basicamente uma orientação sobre "O que fazer"

Mas para que essa norma exista eu DEVO antes de tudo criar uma norma para a documentação de normas...(Meio confuso, não?)

Logo após a definição da Norma Normatizadora de Normas (calma, se precisar pode contar até 10 antes de prosseguir) temos como objetivo  a elaboração de uma Norma para Documentos em Geral, e seguindo essa linha, Normas para Documentos Específicos (Norma para Instrução de trabalho, e afins... Mas falemos delas mais a frente).

Tendo ja criadas essas Normas, me basearei nelas com o intuito de criar:
Um documento de Instrução de Trabalho que terá como objetivo Instruir sobre como criar Instruções de trabalho, ou seja, um passo a passo sobre como escrever Instruções de trabalho, que por sua vez são um passo a passo sobre como executar procedimentos de trabalho... (é... ta ficando confuso... Mas se paramos pra pensar um pouco, vê-se claramente a necessidade desses "documentos criadores de documentos")

Agora que temos as Normas básicas e a Instrução básica, podemos nos aproveitar deles e extrair modelos para a criação de novos documentos, e é isso que vai facilitar nossa vida daqui em diante.

Sendo a definição do modelo: Um molde sobre o qual trabalharemos para criar os novos documentos.

É interessante adotar a pratica de extrair modelos de tudo que você julgar interessante, pois eles podem ser uteis no futuro quando for necessário criar um documento semelhante.

Prosseguindo:


Tendo agora essa parte das Normas e Instruções concluída nos vem a questão: "Onde isso tudo ficará guardado? Como será controlado?"

E é ai que eu respondo: Com mais uma Norma!

Criamos então a Norma de Arquivamento e Versionamento de Documento, que terá como objetivo orientar como deve ser feito o armazenamento e o controle de versões de um determinado documento, e sobre a qual trabalharemos para criar a Instrução de Trabalho de Arquivamento e Versionamento de Documentos, que definirá o "Como Fazer" disso tudo. (E já podemos nos aproveitar dos modelos anteriores... Viram a importância deles agora?)

Por fim agora, após trabalharmos em Normas, Instruções e Arquivamento, temos é que fazer valer todo esse trabalho, aplicando-o na forma de Regulamentos.

Regulamentos são: Uma validação de determinadas Normas e/ou instruções no formato de regras que devem obrigatoriamente ser seguidas.

Ja devem ter entendido nosso processo de trabalho, mas não custa repetir:

Primeiro criaremos uma Norma para Documento de Regulamentação e a Instrução de Trabalho para Documento de Regulamentação (nessa parte eu me refiro ao regulamento em si, não ao ato de regulamentar).
Agora que já temos as ferramentas para Regulamentar as nossas Normas e Instruções, iremos partir para a Norma de Regulamentação e a Instrução de Trabalho de Regulamentação (agora sim eu me refiro ao ato de regulamentar e definir: Isto é uma Regra!)
Por fim temos o chão sobre o qual trabalhar e temos as bases para o Desenvolvimento do SGD...

Qualquer duvida que tenham com relação ao texto, fiquem a vontade para questionar.

Até a próxima.

Primeiro Grande desafio - Elaborar um SGD.

Enfim caros leitores, eis que me surge o primeiro grande desafio de minha até o momento curta carreira de estagiário:

Criar um Sistema de Gestão de Documentos (SGD)...

Assumi a tarefa e agora é me "armar" e ir pra guerra para concretiza-la.

Para os meio perdidos no assunto (como eu estava a algum tempo) vou definir o que é um SGD.

Sistema de Gestão de Documentos - SGD:

Basicamente um SGD é um sistema que visa garantir um controle e uma padronização para documentos, de forma a auxiliar a empresa ou organização em seus procedimentos, com uma maior facilidade de acesso e um melhor senso de orientação sobre como os documentos funcionam, como utiliza-los e como cria-los.

Um SGD tem por objetivo padronizar e tornar eficiente o controle, criação, atualização e descarte de toda a parte documental de uma empresa.

Por exemplo: uma empresa que emita notas fiscais, pedidos, orçamentos e requisições a todo momento obviamente necessitará de uma organização para esse enorme fluxo de informações.

Quando isso não ocorre acabamos tendo:
Documentos extraviados, itens que deveriam ser iguais e que acabam sendo divergentes em pontos chave, processos sendo realizados em duplicidade, enfim, toda a sorte de problemas acabam surgindo. E podemos ter certeza de que: A quantidade de problemas é proporcional a quantidade de documentos gerados.

Através da implementação de um SGD, passamos a ter um dominio sobre isso, na qual todos os documentos são catalogados e padronizados, alem disso são feitos controles de versões, controle de modelos e até mesmo de especificações para documentos, evitando assim os diversos problemas citados acima, e vencendo o primeiro passo para a implementação de uma Politica de Qualidade completa.


Tendo agora formado o conceito de um SGD, meu maior desafio é simplesmente começar...

Estou empacado na seguinte questão... Como elaborar um documento, que definirá como os documentos devem ser elaborados...

Isso acaba sendo o mesmo dilema de: "Quem veio antes, o ovo ou a galinha??" (o ovo vem da galinha, que vem do ovo, que vem da galinha, que vem do ovo...).

Não deixarei de informa-los sobre meus progressos e desenvolvimento nesse "Mar de águas revoltas" e espero conseguir desempenhar um bom papel nesse sentido.

E quem sabe eu não acabo resolvendo o dilema do Ovo Vs. Galinha...

Até mais.

Planejamento de Qualidade e Politica de Qualidade.

Planejamento de qualidade e Politica de Qualidade, por Diego Gomes:

Como uma pessoa iniciante na área, creio que o mais importante para mim no momento é entender e conhecer de forma sólida os processos de qualidade e sua implementação no dia-a-dia dos projetos de trabalho.

Sendo assim, decidi apenas a caráter de experiencia criar uma interpretação do que julgo ser alguns dos mais importantes pontos na implementação e manutenção de um processo de qualidade bem estruturado.

Planejamento de Qualidade e Politica de qualidade.

Podemos definir de forma simples o termo Planejamento de qualidade como:

"Formalizar tudo que for necessário para garantir o perfeito andamento do projeto através de um rigoroso controle de testes e padrões determinados."

Para realizar um planejamento de qualidade, e traduzir isso na forma de uma Politica de qualidade. Deve-se levar em conta alguns pontos chaves que definirão essa formalização:

Quão grande é o projeto em que ele será usado?
Qual o objetivo do projeto?
Quais são os padrões de qualidades definidos no projeto? (seja por necessidade do cliente, ou oferta da prestação de serviço)


Após a definições destes pontos, podemos então dar inicio a criação ou a aplicação de uma politica de qualidade pré existente que se encaixe com as necessidades deste empreendimento.

Quando no projeto for necessário a utilização de uma politica pré existente, a avaliação  dos pontos chaves realizadas anteriormente servirá ao objetivo de adequar esta politica a possíveis alterações que possam se mostrar necessárias.



Definir uma politica de qualidade é criar Metas, conceitos e limitações nas quais um projeto deve se apoiar para garantir sua total e perfeita execução.

Uma politica de qualidade define os principais objetivos da empresa com relação a garantir seu produto ou serviço, e como a mesma se compromete a cumprir essa garantia.
Podemos ter como exemplo de um item da politica de qualidade o seguinte termo:


"Objetivo:
    Obter a total satisfação de nossos clientes através da oferta de conhecimento, inteligencia e inovação. O que acreditamos ser o principio básico para geração de valor.
Aliando isso a uma constante busca pela perfeição, nossa meta é agregar valor de todas as formas possíveis e a todos a nossa volta. Promovendo desenvolvimento realização e satisfação a todos os envolvidos."

Tendo definida agora a Politica de Qualidade, cabe ao Profissional dessa área desempenhar os esforços necessários junto a sua equipe e seus superiores, para garantir o bom andamento do projeto e o cumprimento da mesma em 100% do tempo.

E aqui começa o QSW-BR!

Isso mesmo caros leitores! Hoje, dia 24 de agosto de 2010 começa o QSW-BR, um blog que pretende ser referencia a todos os futuros e atuais profissionais em Qualidade de Software.

Meu nome é Diego, e como idealizador do blog espero poder compartilhar de forma instrutiva as experiencias e informações adquiridas no meu dia-a-dia como Estagiário em Qualidade de Software.

Vocês poderão acompanhar minha trajetória e meu aprendizado no decorrer do tempo nessa área, que no momento para min, também é um mundo totalmente desconhecido.

Esse post introdutório termina por aqui, e agradeço desde já à você pela presença e pelo seu tempo de leitura.

Até mais.